Previše se dragocjenog vremena gubi na loše organizirane sastanke. Iskoristite znanja iz oblasti menadžmenta i uštedite sebi i drugima vreme i energiju. Za početak - postoje samo četiri validna razloga za sastanak: informisanje, iniciranje, koordinacija i evaluacija.

Kada želite utvrditi na šta u redakciji uzalud ode najviše vremena, počnite od sastanaka – svih sastanaka. Većina urednika počinje raditi ovaj posao sa malo ili ni malo prethodne obuke iz menadžmenta, a ovaj nedostatak se najbolje ogleda u neefikasnosti vođenja sastanaka redakcije.

Šta nije u redu sa tipičnim sastankom? Njegov cilj je loše definisan, prisustvuje mu previše ljudi (većina ih je tamo u cilju zaštite područja svojih “posebnih interesa”), i niko nije odgovoran za njegove rezultate. U daljnjem tekstu je nekoliko principa i postupaka koji mogu biti od pomoći.

Koji cilj ima taj sastanak? Mislim da bi svaki sastanak trebao imati cilj – i to samo jedan – koji je objektivno izabran među sljedeće četiri mogućnosti:

• Informisanje. Jutarnji brifinzi figuriraju kao informativni, ali vam u stvari uopšte nije potreban sastanak da biste saznali da će se u petak naveče održati nogometne utakmice između srednjih škola, za prilog o vakcini protiv gripe za specijalnu rubriku, ili za izvještaj Associated Pressa o predsjedničkoj kampanji. Onima koje to interesuje, sve ove informacije su na raspolaganju već od ranije. Informativni sastanci moraju neinformisanima pružiti informacije koje oni nemaju i koje su im potrebne. Većina jutarnjih brifinga pada na tom ispitu.

• Iniciranje. Nakon što se informacije prikupe, potrebno je da neko donese odluku. Ovo zahtijeva da učesnici budu pripremljeni prije sastanka, što se rijetko dešava. Lakše je doći na sastanak spreman, a onda koristiti svoja mišljenja za sebičnu dominaciju.

• Koordinacija. Izdavanje novina nalaže neprekidnu komunikaciju. Koordinacija u tome ima suštinsku važnost; održavanje sastanka nema. Ako je koordinacioni sastanak neophodan, on mora biti kratak, sa samo nekoliko čelnih ljudi koji će učestovati na njemu. Neformalno okupljanje za nečijim radnim stolom, prema potrebi može postati radni sastanak.

• Evaluacija. Ovaj sastanak postavlja pitanje “Kako nam ide?”. Odgovor na njega je važan, i zahtijeva znatne pripreme i učešće. Radi se o eseju za nerednu sedmicu.

Postoji jedan djelotvoran korak koji urednici mogu preduzeti da bi poboljšali sastanke, a to je da konkretno i u jednoj rečenici navedu cilj svakog sastanka koji sazovu.

a) “Ovaj 20-minutni jutarnji brifing će utvrditi koje su četri priče udarne za današnji dan, i inicirati njihovu obradu i predstavljanje”. 

b) ”Ovaj 15-minutni  sastanak će koordinirati aktivnosti svih sektora na dan izbora”. 

c) “Ovaj 10-minutni poslovni sastanak će utvrditi na kojim aktuelnim, udarnim pričama je potrebna daljnja saradnja sa ostalim odjelima”.

Koja je dužina sastanka? Obratite pažnju da u navedenim primjerima svaki sastanak ima ograničeno vrijeme trajanja. Organizatori sastanka treba da predvide:  

a) Koliko je priprema potrebno  

b) Koliko će trajati sastanak

Ko na njemu treba da prisustvuje? Pošto većina sastanaka imaju prećutnu shemu zaštite interesa, obično im prisustvuje previše ljudi. Ako organizator nađe efikasan način izvještavanja o rezultatima sastanka, manje će ljudi imati potrebu da bude na njima. Kada se na nekom sastanku nađe više od pet ili šest prisutnih, postoji mogućnost da će se on pretvoriti u poziranje nekolicine za većinu.

Koja su tri suštinska elementa svakog sastanka?

Dnevni red: Ukoliko ne postoji dnevni red sa navedenim ciljevima, učesnicima i poželjnim ishodom, vjerovatno će se mnogo vremena potrošiti uzalud. Učesnici moraju unaprijed dobiti taj dnevni red, da bi znali kakva vrsta pripreme se od njih očekuje. Jasan dnevni red će pomoći i onome ko vodi sastanak da ga održava na pravom putu.

Rezime: Na svakom sastanku, posljednjih 60 sekundi treba odvojiti za izvještaj voditelja sastanka, koji rezimira:  

a) Ovo smo uradili 

b) Ovo smo odlučili da uradimo sljedeće

Ako se svi učesnici ne saglase sa rezimeom, sastanak treba nastaviti do postizanja saglasnosti svih.

Evaluacija: Prije nego što se sastanak završi, potrebno je da učesnici procijene njegovu djelotvornost pitanjem: “Da li je ovaj sastanak bio uspješan?”. Ako su rezultati podbacili u odnosu na očekivano, potrebno je da organizator kasnije govori sa učesnicima o tome šta treba uraditi bolje naredni put. Urednici provode previše vremena u revidiranju članaka, a premalo u kritičkom osvrtu na sopstveni rad.

Šta biva poslije sastanka? Potrebno je da istog dana organizatori pošalju kratki, ali informativni zapisnik učesnicima. Na spisku adresa za distribuciju moraju se nalaziti i ljudi koji nisu prisustvovali sastanku, ali moraju znati šta se na njemu događalo. Potrebno je nešto više discipline da se zapisnik uradi i pošalje ovako brzo, ali sastanak je bio vrijedan toga, bio je vrijedan dokumentovanja.

Preuzeto i prevedeno uz dozvolu autora.

Izvor: Reflections on Leadership